Vertragsautomatisierung

Ausgangssituation
Fachbereiche fragen immer wieder dieselben Verträge an. Oft wird eine ältere Fassung kopiert und angepasst – mit dem Risiko, überholte Klauseln weiterzutragen.

Wie Technologie unterstützt
Eine Vorlage fragt die nötigen Angaben ab und setzt daraus nach festen Regeln den Vertrag zusammen. Innerhalb freigegebener Grenzen können Fachbereiche Standardverträge selbst erzeugen; nur Abweichungen landen in der Rechtsabteilung.

• Nutzen: einheitliche Qualität; die Rechtsabteilung konzentriert sich auf die Fälle, die wirklich eine Prüfung brauchen.
• Voraussetzungen: abgestimmte Musterklauseln, eine verantwortliche Person für die Pflege und ein fester Ablauf, wenn sich Gesetz oder Rechtsprechung ändern.
• Grenzen: Vorlagen, die für eine Vielzahl von Verträgen vorformuliert sind, sind Allgemeine Geschäftsbedingungen (§ 305 Abs. 1 BGB) und unterliegen der Inhaltskontrolle (§§ 307 ff. BGB). Ein Fehler in der Vorlage vervielfältigt sich.

Ausgangssituation
Lieferanten und Kund:innen schicken ihre eigenen Vertragsentwürfe. Jede Prüfung beginnt von vorn, obwohl die eigenen Positionen meist feststehen.

Wie Technologie unterstützt
Ein KI-Werkzeug gleicht den Entwurf mit dem eigenen Playbook ab – also mit festgelegten Positionen, Rückfallklauseln und Eskalationsstufen. Es markiert Abweichungen und schlägt Formulierungen vor.

• Nutzen: eine schnellere Erstprüfung und eine priorisierte Liste der Verhandlungspunkte.
• Voraussetzungen: ein dokumentiertes Playbook und ein Testlauf mit bereits geprüften Verträgen, bevor das Werkzeug im Alltag eingesetzt wird.
• Grenzen: Ob eine Abweichung tragbar ist, entscheiden Jurist:innen. Verträge enthalten vertrauliche Informationen der Gegenseite und personenbezogene Daten – nötig sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) und in Kanzleien zusätzlich ein Vertrag nach § 43e BRAO.

Ausgangssituation
Der Vertrag ist verhandelt, dann beginnt die Suche nach Unterschriften: Ausdruck, Scan, Versand, Ablage. Wer was freigegeben hat, ist später schwer nachzuvollziehen.

Wie Technologie unterstützt
Ein Freigabe-Ablauf leitet den Vertrag an die zuständigen Personen und schließt mit einer elektronischen Signatur ab. Jede Freigabe wird protokolliert.

• Nutzen: kürzere Durchlaufzeiten und eine nachvollziehbare Dokumentation.
• Voraussetzungen: die Formerfordernisse kennen: Die gesetzliche Schriftform lässt sich nur durch die elektronische Form mit qualifizierter elektronischer Signatur ersetzen (§ 126a BGB); für die Textform genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB). Die Signaturniveaus regelt die eIDAS-Verordnung.
• Grenzen: Bei manchen Erklärungen ist die elektronische Form ausgeschlossen, etwa bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB). Die Prüfung der Form gehört deshalb in jede Vorlage.

Ausgangssituation
Verlängerungs- und Kündigungsfristen laufen ab, weil niemand sie im Kalender hatte. Altverträge liegen als PDF in verschiedenen Ordnern.

Wie Technologie unterstützt
Ein zentrales Vertragsregister erfasst Laufzeiten, Fristen und Pflichten. KI kann diese Angaben aus dem Altbestand auslesen; das Register erinnert die Verantwortlichen rechtzeitig.

• Nutzen: ein Überblick über den Bestand und weniger Überraschungen bei Verlängerungen und Preisanpassungen.
• Voraussetzungen: digitalisierter Altbestand, Pflichtfelder für neue Verträge und eine verantwortliche Person je Vertrag. Ausgelesene Daten werden stichprobenartig geprüft.
• Grenzen: Ausleseergebnisse können fehlerhaft sein. Für personenbezogene Daten in Verträgen gelten Aufbewahrungs- und Löschregeln (Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).